Gelderveste doet pas onderhoud als de school er aan toe is

Facilitair manager Rob Pasman van Gelderveste wilde zelf bepalen welk onderhoud hij jaarlijks ging doen. Planning op basis van een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) voldeed niet meer. "Ik zocht een flexibel systeem , waarmee ik zelf kan bepalen welke scholen we op welk niveau willen houden. Zonder het risico te lopen om budgettair in de problemen te komen of essentiële dingen te vergeten."

De scholen van Gelderveste zijn volop in beweging. De Achterhoek is een krimpregio waar het lastig is de toekomst van de scholen te voorspellen. Ondanks een forse bevolkingsdaling zijn er scholen die groeien, terwijl anderen moeten sluiten. Gelderveste is intussen bezig om over te stappen naar groepsdoorbroken onderwijs. Daarbij gebruiken leerlingen ook de ruimtes buiten de lokalen. Dat heeft bouwkundig consequenties. "De bouwkundige staat van het gebouw is niet langer een beoordelingscriterium voor grootschalig onderhoud. Het gaat om het toekomstperspectief van de school op basis van het leerlingaantal en de onderwijsvisie."

Het onderhoud van de gebouwen wordt goed getimed. "Zodra een school die kanteling gaat maken naar een andere vorm van onderwijs, gaan de seinen op groen om dat bouwkundig te ondersteunen. Dat wordt gecombineerd met een grootschalige opknapbeurt, met nieuwe daken, plafonds, verlichting, etc. Op die manier zijn flinke schaalvoordelen te behalen."

Voor die manier van plannen moet er wel voldoende inzicht in de staat van de gebouwen zijn  om verantwoorde risico's te kunnen nemen. "Ik heb een school waar in 2018 volgens de normeringen een nieuw dak op moet, een kostbare operatie. Maar die school krijgt in 2025 nieuwbouw.  Dan durf ik de gok wel te nemen dat dat dak het nog tot 2025 volhoudt. Natuurlijk is er een kans dat het voortijdig kapot gaat en een tijdelijke reparatie nodig is. Maar dat is een gecalculeerd risico."

Pasman maakt sinds 2014 gebruik van ScholenDossier, een online platform waarop de staat van de schoolgebouwen is bij te houden. Op basis van een conditiemeting volgens NEN2767 zijn alle gebouwen ingevoerd. Het systeem geeft inzicht in het onderhoud, dat de komende jaren op de locaties moet gebeuren. Anders dan in een MJOP is dat geen statische informatie. Onderhoudsklussen kunnen eenvoudig een paar jaar worden verschoven. Aan de hand van foto's is te beoordelen of dat verantwoord is. Vervolgens worden de planning en berekeningen automatisch aangepast. "De meerwaarde zit voor mij in die flexibiliteit. Natuurlijk zou dat ook wel in een spreadsheet kunnen, maar de tijd die dat kost kan ik wel beter gebruiken."

  • Type gebouw

    PO

  • Aantal leerlingen dat van de verduurzaming profiteert

    2.600 (19 scholen)

  • Actief betrokken

    Schoolbestuur
    Facilitair medewerker

  • Jaar van de verduurzaming

    2014

  • Aantal m2 BVO

    22.000 (19 scholen)

  • Positief betrokken marktpartijen
  • Type maatregelen

    Slim aanbesteden
    Beleid aanpassen
    Gebouw aanpassen
    Gebouw beheren
    Collectief inkopen

Invoering online systeem voor vastgoedmanagement

Welke maatregel heeft u getroffen?
Wij zijn gebruik gaan maken van een online systeem waarin we het onderhoud van het vastgoed op een flexibele manier kunnen managen.

Welke eenmalige kosten gingen hiermee gepaard en hoe heeft u deze gefinancierd?
De kosten betreffen het laten uitvoeren van een conditiemeting (€ 0,60 per vierkante meter (excl. BTW)) plus de gebruikskosten van het systeem. Dat heeft het schoolbestuur zelf bekostigd.

Wat zijn de effecten van de installatie van het systeem op het binnenklimaat, het energieverbruik en de exploitatielasten?
Het systeem stelt ons in staat om werkzaamheden optimaal te bundelen en te plannen. Wij kunnen beter rekening houden met de ontwikkeling van de scholen qua leerlingaantallen en onderwijsvisie. Door de kostenbesparing die dat oplevert kunnen we meer doen op het gebied van binnenklimaat en energieverbruik. Dat heeft een gunstig effect op de exploitatiekosten.

Heeft u uw doel bereikt?
Ja, het doel is bereikt. Wij zijn structureel in staat de 3 ton die we jaarlijks aan de gebouwen uitgeven efficiënter te besteden.

Welke partijen hebben een positieve bijdrage geleverd aan dit resultaat?
ScholenDossier

TOP
ScholenDossier is er speciaal voor het onderwijs. Als pionier heb ik veel input kunnen geven met betrekking tot de functionaliteit van het systeem.

TIP
Ga niet blindeling onderhoud uitvoeren omdat dat zo in het MJOP staat. Wees pragmatisch, combineer slim, maar neem geen onverantwoorde risico's. Het kan een hoop geld besparen.


Impressie praktijkervaring

Gerelateerde items