Stichting Poolster nog steeds blij met uitbesteden gebouwbeheer

Er was in oktober 2016 gebak om te vieren dat het gebouwbeheer en facilitair management na vijf jaar nog steeds naar volle tevredenheid wordt gedaan door PHB Facility. Het bedrijf doet inmiddels ook het buitenonderhoud. Han Colvoort, algemeen directeur van Stichting Poolster: "De schooldirecteuren hebben het meest te maken met PHB en zij zijn tevreden over de samenwerking. Dat is voor ons het belangrijkst."

PHB won in 2011 de aanbesteding van Stichting Poolster uit Lochem om de schooldirectie van de 11 scholen op alle vlakken te ontzorgen bij het gebouwonderhoud en facilitaire zaken. "Dat is niet onze core-business, dus waarom zouden we dat zelf doen? We hebben nu een partij die dat risicodragend voor ons doet. Dat motiveert hen om efficiënt met de beperkte financiële middelen om te gaan en garandeert ons een kwaliteitsniveau voor een vaste prijs."

PHB heeft voor het binnenonderhoud een uitgebreid onderhoudsprogramma gemaakt, dat binnen de bestaande beschikbare budgetten past. Een beheersinstrument helpt bij de planning en de afstemming van de budgetten. Waar mogelijk worden in overleg met de schooldirecteuren werkzaamheden naar voren gehaald of juist uitgesteld om te kunnen profiteren van efficiencyvoordelen. "Overleg is heel belangrijk. Alleen als je begrip hebt voor elkaar wordt zo'n samenwerking succesvol."

Het contract uit 2011 is op hoofdlijnen niet veranderd. In de loop van die vijf jaar zijn wel de nodige nuances aangebracht, omdat er altijd situaties zijn waarbij het niet duidelijk is of iets wel of niet behoort tot het onderhoud. Ongediertebestrijding is daar een voorbeeld van, net als de plaatsing van een extra stopcontact of een nieuw keukenblok op verzoek van een schooldirecteur. Valt dat onder onderhoud of gebouwverbetering? Ofwel, komt het voor rekening van PHB of van de school? "Dat soort dingen zijn niet contractueel vastgelegd. Wij hebben daar regelmatig overleg over om te voorkomen dat er narigheid door ontstaat."

Sinds 2015 doet PHB ook het buitenonderhoud van de scholen. Vanwege de stormachtige ontwikkelingen bij de scholen in de Achterhoek maakt het bedrijf voorstellen voor vijf-jarenplannen. Die worden beoordeeld door een derde partij met verstand van bouwen en onderhoud. "Ik laat hier en daar wel wat checks uitvoeren. Dat heeft niets met wantrouwen te maken. Gebouwen zijn gewoon niet mijn specialisme, dus ik laat mij adviseren door een onafhankelijke deskundige."

Uitbesteden gebouwbeheer

Type gebouw

po
Aantal leerlingen dat van de verduurzaming profiteert

1650
Actief betrokken

Schoolbestuur
Locatiedirecteur
Aantal m2 BVO

12.385
Positief betrokken marktpartijen

PHB Facility
Type maatregelen

Gebouw beheren
Gebouw aanpassen
Afspraken maken
Gedrag aanpassen
Collectief inkopen

Gebouwbeheer en facility management uitbesteden

Welke maatregel heeft u getroffen?
In 2011 zijn het gebouwbeheer, onderhoud en facility management voor een periode van 15 jaar uitbesteed. Dat gebeurt op basis van een prestatiecontract. Bij de start van het contract zijn de schoolgebouwen op kosten van het schoolbestuur op een basisniveau gebracht. De contractant zorgt ervoor dat dit niveau gehandhaafd blijft. Als dit tussentijds onverwachte extra kosten met zich meebrengt, zijn die voor rekening van de contractant.

Welke eenmalige kosten gingen hiermee gepaard en hoe heeft u deze gefinancierd?
Het heeft eenmalig € 80.000 gekost om de schoolgebouwen op een basisniveau te krijgen. Dat is door het schoolbestuur bekostigd.

Wat zijn de effecten van de installatie van de uitbesteding op het binnenklimaat, het energieverbruik en de exploitatielasten?
De scholen en de contractant werken samen om kostenbewust om te gaan met energie, schoonmaak en onderhoud. Dat levert een beter binnenklimaat op en een lager energieverbruik.

Heeft u uw doel bereikt?
Ja, het doel is bereikt.

Welke partijen hebben een positieve bijdrage geleverd aan dit resultaat?
PHB Facility

TOP
Wij zijn als organisatie minder tijd kwijt aan gebouwbeheer. We hebben niemand meer die bezig is met gebouwen en facilitaire diensten.

TIP
Doordat in de organisatie niemand meer verantwoordelijk is voor gebouwen en facilitaire diensten komen dergelijke dingen bij mij als algemeen directeur terecht. Dat is wel een beetje een valkuil.